2020第一個(gè)工作日 QQ企業(yè)郵箱讓匯報(bào)郵件更具吸引力

作者：企業(yè)郵箱    發(fā)布時(shí)間：2020-01-02 17:28:41  訪問量：2785  

　　2020年元旦過后，今天是2020第一個(gè)工作日，因此對(duì)于今天是2020開工第一天，新的一年都要做匯報(bào)工作。匯報(bào)工作要隨時(shí)將自己工作上的狀況、進(jìn)展或者其他任何變化匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)的幫助和指導(dǎo)，不僅能讓自己少走彎路，也更方便公司協(xié)調(diào)資源，完成任務(wù)。現(xiàn)如今，電子郵件成為公司內(nèi)使用非常頻繁的一種溝通工具，它讓溝通變得便捷很多，因此很多公司要求員工使用電子郵件向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

　　一、匯報(bào)郵件的意義和效果

　　1、匯總展示工作成果，郵件存檔

　　撰寫工作郵件，本質(zhì)上是一種成果管理的方式，可以將團(tuán)隊(duì)的努力固化在郵件上。正因?yàn)猷]件具有方便轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱的特點(diǎn)，所以工作成果可以獲得更廣泛的認(rèn)同。

　　2、保持單向信息對(duì)稱，推動(dòng)工作進(jìn)展

　　何為“單向信息對(duì)稱”呢?這個(gè)詞語是指員工不需要了解領(lǐng)導(dǎo)在做什么，但必須要讓領(lǐng)導(dǎo)知道你在做什么。

　　領(lǐng)導(dǎo)要掌握全局進(jìn)展，需要第一手的信息資料作為決策依據(jù)，所以及時(shí)、準(zhǔn)確的工作匯報(bào)是推動(dòng)公司發(fā)展的重要元素。領(lǐng)導(dǎo)可以在不忙的時(shí)候查閱郵件，也不需要進(jìn)行詳細(xì)回復(fù)，簡(jiǎn)單回復(fù)“收到”或者“同意下一步計(jì)劃”即可。

　　3、工作備忘，請(qǐng)示下一步工作計(jì)劃

　　郵件形式的匯報(bào)，其實(shí)也是公司團(tuán)隊(duì)的工作備忘，在現(xiàn)有工作成果的基礎(chǔ)上提出下一步的工作計(jì)劃，被領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后也就成為之后的工作目標(biāo)，這樣就以文字的形式達(dá)成了目標(biāo)共識(shí)。

　　一個(gè)簡(jiǎn)潔、有效的工作匯報(bào)郵件不需要非常個(gè)性化的創(chuàng)新，越規(guī)范越好。

　　二、匯報(bào)郵件主要的結(jié)構(gòu)的三大板塊

　　1、工作進(jìn)展

　　工作進(jìn)展需要簡(jiǎn)要展示重點(diǎn)信息，把工作成果描述出來。工作成果的要點(diǎn)主要有：時(shí)間(若先后完成多項(xiàng)工作，分別完成的時(shí)間)、過程(用什么方法，是用什么工具完成了任務(wù))、成果(羅列完成的任務(wù)名稱)和同事關(guān)系(上級(jí)負(fù)責(zé)人、同級(jí)合作者或下屬)。

　　2、問題分析

　　實(shí)際工作中免不了會(huì)碰到一些問題或困難需要請(qǐng)示。匯報(bào)人員在匯報(bào)時(shí)，一定要提出備選方案，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題。描述完問題，提出備選方案后，要讓領(lǐng)導(dǎo)知道下一步可能會(huì)采取什么行動(dòng)，從而做出正確決策

　　3、后續(xù)計(jì)劃

　　這一部分是匯報(bào)郵件中關(guān)鍵性的部分，也是推動(dòng)公司項(xiàng)目發(fā)展的關(guān)鍵所在。在引出問題，進(jìn)行分析后提出后續(xù)計(jì)劃，這樣獲得領(lǐng)導(dǎo)重視的機(jī)會(huì)大很多，比直接提建議更顯得價(jià)值大。

　　工作的后續(xù)計(jì)劃應(yīng)該這樣表述：時(shí)間節(jié)點(diǎn)+預(yù)期成果。最好將預(yù)期成果進(jìn)行量化描述。這樣做有兩個(gè)好處。

　　(1)員工個(gè)人能夠評(píng)估計(jì)劃是否可行。

　　(2)領(lǐng)導(dǎo)能夠據(jù)此把握總體的工作進(jìn)度。

　　三、郵件匯報(bào)的內(nèi)容風(fēng)格

　　為了更好地匯報(bào)工作，讓領(lǐng)導(dǎo)收到一份完美的匯報(bào)郵件，郵件匯報(bào)的內(nèi)容風(fēng)格要符合以下幾點(diǎn)。

　　1、簡(jiǎn)潔扼要

　　在正文中不要出現(xiàn)過長的句子或段落，一定要充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的閱讀感受。文字要簡(jiǎn)潔扼要，總結(jié)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如果有詳細(xì)的成果展示，可以添加附件，但要在正文里面提示對(duì)方查看附件。

　　2、層次清晰

　　文字的結(jié)構(gòu)要清晰，層次要清楚，能讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然，清晰地看到關(guān)鍵要點(diǎn)。格式要標(biāo)準(zhǔn)化，前后一致，以此來降低思維切換難度。

　　以上是QQ企業(yè)郵箱為大家整理的匯報(bào)郵件要注意的事項(xiàng)，做好以上幾點(diǎn)可以讓你的匯報(bào)郵件更具吸引力，想要了解更多資訊歡迎聯(lián)系本站。

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